mmer mehr Buchhaltungsprogramme werden heute als Cloud-Dienst angeboten – oft im Abonnement-Modell. Kein Installieren, automatische Updates, Zugriff von überall – das klingt nach einer bequemen Lösung, besonders für Selbstständige und kleinere Unternehmen. Doch sobald es um Buchhaltungsdaten geht, gelten klare gesetzliche Anforderungen.
In diesem Beitrag zeige ich, worauf Sie bei der Auslagerung Ihrer Buchhaltung in die Cloud achten müssen – insbesondere im Hinblick auf das Schweizer Obligationenrecht (OR).
Was bedeutet Auslagerung in die Cloud?
Auslagerung in die Cloud bedeutet, dass Ihre Buchhaltungssoftware nicht mehr lokal auf Ihrem Computer installiert ist, sondern auf den Servern eines externen Anbieters läuft. Der Zugriff erfolgt über das Internet, meist via Browser oder App.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Automatische Software-Updates
- Ortsunabhängiger Zugriff auf Ihre Daten
- Kein Aufwand für lokale Backups oder Wartung
Aber: Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften liegt weiterhin bei Ihnen – nicht beim Anbieter.
Welche rechtlichen Anforderungen gelten laut OR?
Gemäss Obligationenrecht (OR), insbesondere Art. 957 ff. OR, gilt:
- Aufbewahrungspflicht: Geschäftsunterlagen (inkl. Buchhaltungsdaten) müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden – revisionssicher, vollständig, jederzeit lesbar.
- Editionspflicht: Im Rahmen einer Steuer- oder Buchprüfung müssen Sie Ihre Daten in lesbarer Form herausgeben können – auch viele Jahre später.
- Sorgfaltspflicht: Als Buchführungs- oder Aufbewahrungspflichtiger sind Sie dafür verantwortlich, dass die Daten korrekt, sicher und zugänglich bleiben.
Worauf Sie bei Cloud-Buchhaltung achten sollten
Bevor Sie Ihre Buchhaltung in die Cloud auslagern, prüfen Sie folgende Punkte:
- Wo werden Ihre Daten gespeichert?
→ Serverstandort Schweiz oder EU? Greifen Datenschutzgesetze wie DSGVO oder das Schweizer DSG? - Erfüllt die Lösung die Aufbewahrungspflichten?
→ Kann der Anbieter garantieren, dass alle Daten 10 Jahre lang revisionssicher gespeichert bleiben? - Gibt es eine Export- oder Archivfunktion?
→ Können Sie Ihre Daten lokal sichern (PDF, XML, CSV) – idealerweise inklusive Journale und Belege? - Was passiert bei Anbieterwechsel oder Konkurs?
→ Können Sie alle Daten in einem offenen Format mitnehmen oder ausdrucken?
Cloud vs. lokale Installation – ein Vergleich
| Kriterium | Cloud-Buchhaltung | Lokale Software |
|---|---|---|
| Zugriff | Überall mit Internetzugang | Nur lokal (bzw. über VPN) |
| Updates | Automatisch | Manuell |
| Backup | Anbieterabhängig | Eigene Verantwortung |
| Kontrolle über Daten | Eingeschränkt (je nach Anbieter) | Vollständig |
| Rechtliche Sicherheit | Muss explizit geprüft werden | Meist einfacher nachweisbar |
Fazit
Die Auslagerung der Buchhaltung in die Cloud kann viele Vorteile bringen – insbesondere Komfort und Flexibilität. Doch die gesetzlichen Pflichten gemäss OR bleiben voll bei Ihnen als Unternehmer.
Achten Sie daher bei der Wahl Ihrer Cloud-Buchhaltungssoftware besonders auf:
- Rechtssichere Datenhaltung
- Exportmöglichkeiten
- Verständliche Verträge und AGB
Tipp: Auch bei Cloud-Lösungen ist ein regelmässiger PDF-Jahresabschluss als Archivkopie weiterhin eine gute Idee – am besten auf einem gesicherten lokalen Laufwerk.